Ad alcuni di noi capita molto spesso di avere la sensazione che il tempo non basti mai e che le attività da svolgere sono sempre troppe rispetto al tempo a disposizione.
Questo pensiero provoca ansia e l'ansia a sua volta impatta negativamente sulla produttività spingendoci a procrastinare a accumulare sempre di più le cose da fare.
Abbiamo già avuto modo di apprendere che il mutitasking non è la soluzione al problema e che anzi peggiora la produttività sul lavoro.
E' meglio fare una cosa alla volta, ma bene, piuttosto che tante contemporaneamente con risultati insoddisfacenti.
L'auto-disciplina può essere un'importante arma a disposizione per incrementare la nostra produttivà e le tecniche di time management vengono in nostro soccorso aiutandoci ad organizzare il lavoro e svolgerlo in armonia con i tempi che il nostro cervello ci richiede per mantenere sempre alta la concentrazione. Analizziamo le tecniche più importanti.
Pomodoro Technique
La tecnica del Pomodoro è probabilmente la più famosa. E' stata elaborata dall'Italiano Francesco Cirillo ed è allo stesso tempo molto semplice ed efficace.
Per poter applicare questa tecnica abbiamo bisogno di una lista delle attività da svolgere e di un timer da cucina, da cui prende il nome la tecnica. Ma è possibile utilizzare anche un'app per smartphone, ce ne sono sia per Android che per iOS.
1) Scegliere un task dalla nostra lista;
2) Far partire il pomodoro (la durata standard è di 25 minuti);
3) Al termine del pomodoro si fa una pausa di 5 minuti;
4) Si fa partire un altro pomodoro e ogni 4 pomodori completati si fa un pausa di 15 minuti.
La tecnica è molto facile da applicare, ma è importante darsi delle regole da rispettare, come ad esempio evitare distrazioni come l'utilizzo di social network, telefonate, ecc... che invece vanno svolte nei periodi di pausa.
18 minutes
Questa tecnica è stata concepita da Peter Bregman e consiste nell'iniziare la giornata dedicandosi 5 minuti per capire cosa si vuole portare a termine durante la giornata e stilando una lista delle attività. La giornata lavorativa sarà scandita in ore impostando una sveglia ogni 60 minuti, al termine dei quali sarà necessario dedicare un minuto a riflettere se l'ultima ora di lavoro sia stata effettivamente produttiva o meno.
La tecnica prevede che al termine della giornata di lavoro ci si fermi 5 minuti a riflettere sulle attività svolte durante la giornata dandosi un giudizio in base al lavoro svolto.
La somma dei minuti totali dedicati a darsi un giudizio sulla produttività è pari a 18 minuti al giorno, da cui prende il nome la tecnica.
COPE
L'esperta di produttività personale Peggy Duncan suggerisce il metodo da lei elaborato, si tratta del Clear-Organized-Productive-Efficient.
Questa tecnica mira a far comprendere alle persone perché hanno la sensazione che il tempo non sia mai abbastanza facendogli analizzare i problemi alla radice e facendogli eliminare tutte le attività che invece fanno perdere tempo.
Inoltre un suggerimento importante della tecnica è quello di sistematizzare tutte le attività ripetitive. Se ad esempio si inviano molte email simili tra loro può essere utile crearsi dei template da riutilizzare ogni volta.
ABC e Analisi di Pareto
Più volte abbiamo fatto riferimento al principio di Pareto e alla sua utilità ad esempio nella Root Cause Analysis, oggi ne vediamo un'applicazione nella gestione del tempo.
Innanzitutto è necessario classificare con le lettere A, B e C ciascuna attività da svolgere, dove:
A = Attività importanti e urgenti;
B = Attività importanti, ma non urgenti;
C = Attività né importanti, né urgenti.
Il passo successivo è quello di evidenziare le attività che richiedono meno tempo e svolgerle per prima, questo aumenterà la produttività proprio perché il principio di Pareto afferma che l'80% delle attività sono svolte nel 20% del tempo a disposizione. Solo alla fine svolgere le attività che richiedono più tempo, ma a quel punto l'80% del lavoro sarà stato già svolto.
