Alzi la mano chi non si è mai trovato invischiato in presentazioni di cui avrebbe fatto volentieri a meno, o non si è mai ritrovato a fissare l’orologio di nascosto pensando “quando finisce questa tortura?”
Il tempo delle presentazioni, delle conferenze e delle slide in PowerPoint però non pare esser finito, almeno non ancora, quindi da bravi Ninja ci siamo riproposti di fare qualcosa per migliorare questa esperienza, condividendo alcuni segreti per un public speaking di successo.
Segreti di public speaking da TED.com
Diverse ricerche dimostrano che lo “spazio mentale” umano è limitato, e che l’utilizzo delle nuove tecnologie sta facendo progressivamente diminuire la capacità di concentrazione delle persone (al punto che l’attenzione umana sarebbe addirittura inferiore a quella di un pesce rosso!), ecco perché la nuova generazione di presentazioni deve tenere conto di questi aspetti ed essere più concisa, diretta e ingaggiante.
Per strutturare questa serie di regole e consigli, abbiamo deciso di prendere spunto da alcune delle presentazioni di maggior successo sul web e non abbiamo potuto fare a meno di pensare ai video di TED.com, che in pochi minuti riescono a trasmettere “Idee che vale la pena condividere” in modo semplice, breve e memorabile.
Per chi non la conoscesse, TED è un’organizzazione no profit che ha come missione quella di “spargere idee in grado di cambiare il mondo”, e grazie ai TED talks condensa idee straordinarie in un formato di 18 minuti.
Se astrofisici, medici, imprenditori, motivatori e giornalisti di fama internazionale sono riusciti a racchiudere temi complessissimi in solo 18 minuti, vale certamente la pena di capire quali sono i segreti di questo formato.
Ecco quindi che abbiamo selezionato alcune lezioni dagli esperti di TED e le abbiamo mixate con alcune pratiche comunemente applicate in azienda per produrre presentazioni più coinvolgenti, brevi e interessanti.
Chris Anderson, curatore di TED
1. Non c’è bisogno di dire sempre tutto: scegli una cosa ma dilla bene!
Può capitare nelle presentazioni di farsi prendere dall’ansia del voler dimostrare la propria competenza. Il che può portare a scendere in mille dettagli, poco funzionali alla tematica principale della presentazione.
Cerca di mantenere la tua presentazione breve in termini di minutaggio e slide presentate; questo richiede sforzo per selezionare i contenuti che contano davvero, ma una volta che avrai fatto questo esercizio ti sentirai molto più in controllo dei contenuti e sarà molto più semplice affrontare la presentazione in tranquillità.
PRO TIP - Dimenticati per un attimo delle slide e sfrutta il design thinking: per prima cosa annota l’idea principale della tua presentazione, poi pensa a quali argomentazioni utilizzerai a supporto di questa idea. Scrivi ogni argomentazione su un post-it (non c’è bisogno di essere super-dettagliati, può bastare un titolo), poi riordina i post-it in “capitoli” della tua presentazione. Lavorare su carta anziché a video ti aiuterà ad astrarti dal materiale già in tuo possesso e a riordinare i contenuti seguendo il miglior filo logico, a quel punto passa a riordinare le tue slide nella presentazione.
2. Il magico potere dello storytelling:
Avere un’idea chiara e ben argomentata è certamente di fondamentale importanza, così come avere una storia ben raccontata.
Fin da piccoli ci abituiamo ad ascoltare fiabe e racconti, e secondo i neuroscienziati, trasmettere informazioni attraverso delle storie e utilizzare un linguaggio vivido fa sì che il nostro cervello si accenda e sia più propenso a prestare attenzione ai contenuti.
Mentre stai preparando la tua presentazione, anziché pensare di passare delle informazioni, concentrati sul raccontare una storia. Questo passaggio mentale ti renderà più facile scegliere esempi vividi che seguano il filo conduttore del tuo discorso.
PRO TIP - Se sei in difficoltà nel trovare la storia allora fai un passo indietro e pensa: cosa ti emoziona? Di cosa ha bisogno il tuo pubblico? Cosa vorrebbero sentirsi dire? Cosa li farebbe emozionare? Questo esercizio -che all’apparenza può sembrare astratto- ti servirà per riuscire a trovare la storia – o le storie, da raccontare durante la tua presentazione, per mantenere alta la connessione emotiva con il pubblico.
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3. Please don't speak tecnicalese
A nessuno piace correre il rischio di fare brutta figura durante una presentazione, nemmeno alla tua audience. Spesso quando gli interlocutori non comprendono un termine evitano di fare domande, il gergo è un conversation killer, a meno che non sia strettamente necessario, o che tu non abbia un pubblico formato esclusivamente da tecnici, evitalo.
PRO TIP - Ricordati che quando presenti qualcosa non lo stai facendo per te stesso, ma lo stai facendo per gli altri, per questo motivo è sempre bene utilizzare un linguaggio di facile comprensione per i tuoi interlocutori.
Un buon modo per facilitarti in questa impresa è quello di scrivere il discorso come se dovessi spiegare i concetti ad una persona a cui tieni, ma che non è esperta nel tuo settore professionale (buoni esempi includono: fidanzato, genitori o amici). Questo ti permetterà di porti nei panni del tuo interlocutore in modo intuitivo e ti aiuterà a mantenere alto il tono della conversazione, senza però dare per scontati termini e concetti specialistici.
4. Sorprendili!
Partiamo da un presupposto: le persone “spengono il cervello quando credono di stare ascoltando delle informazioni con cui hanno molta familiarità”.
In una situazione di business i tuoi interlocutori verosimilmente saranno interessati a ciò che gli stai per presentare, o comunque saranno obbligati ad ascoltarti. Ma quanto è più gratificante parlare ad un pubblico che sceglie di ascoltare! Inserisci momenti di sorpresa durante il tuo talk, per mantenere alto il livello di attenzione.
PRO TIP - Tra i suggerimenti proposti da Chris Anderson (patron di TED) nel suo libro TED Talks: The Official TED Guide to Public Speaking ricordiamo:
- Inizia in modo enfatico: se la tua presentazione fosse un film, quale sarebbe la frase iniziale?
- Solletica la fantasia: c’è una domanda sorprendente che potrebbe essere posta sulla tematica della tua presentazione?
5. Scrivi inizio e fine del discorso
L’inizio di una presentazione è un momento critico: un momento di negoziazione in cui la tua audience deciderà se varrà o meno la pena di prestarti attenzione: è la tua opportunità di dimostrare che hai un contenuto rilevante e importante.
Il finale della presentazione invece è un po’ come il caffè: è l’ultima cosa che rimarrà in testa al tuo pubblico, e quindi è importante che lasci un "buon sapore”, ma anche che li carichi ad alzarsi ed agire.
Assicurati di aprire con un’introduzione altamente engaging e concludere con una riflessione o una call to action, e preparati bene su queste parti: ti aiuterà a sentirti più sicuro di te e a creare una presentazione di maggiore impatto senza l’effetto robotico di quando impari una presentazione completamente a memoria.
PRO TIP - Se sei a corto di idee per il tuo finale ad alto impatto ecco tra le tipologie di finale delineate da Chris Anderson:
- finale big picture: contestualizza l’idea della tua presentazione in una visione più ampia
- finale attivo: include una call to action
- finale soddisfacente: termina il talk in modo simmetrico, riprendendo qualcosa menzionato all’inizio della presentazione, oppure sintetizza i punti salienti della presentazione
6. Caricati psicologicamente
Ti sei preparato, hai la tua scaletta pronta, le idee chiare, hai esempi e perfino una battuta pronta per il tuo pubblico, ma sei ancora un po’ agitato.
Non temere, anche al presentatore più esperto può capitare!
PRO TIP - Non passare i minuti prima della presentazione ad agitarti. Secondo Gina Barnett (coach di TED), i pensieri negativi tendono a diventare profezie che si auto-avverano. Evita di alimentare l’ansia e ripetiti frasi che ti aiutino a capitalizzare positivamente il nervosismo: quindi NO a frasi del tipo “e se andasse tutto male?” e via libera invece a frasi sulla linea “sono così entusiasta!”, questo esercizio ti aiuterà ad aumentare la sicurezza in te stesso.
7. Utilizza la tua energia nervosa in modo positivo
Non cercare di contenere la tua energia nervosa, ma usala per caricarti!
PRO TIP - Barbara Barnett raccomanda di fare esercizi per sciogliere la tensione e metterla in circolo sotto forma di energia. Tra gli esercizi raccomandati ricordiamo: agitare le mani, fare esercizi isometrici o - perché no – danzare.
8. Respira!
Se sei interessato allo yoga o alle tecniche di rilassamento e mindfulness già saprai che il respiro è uno dei nostri migliori alleati per liberarci dai pensieri e dall’ansia.
Se ti senti agitato prima della tua importante presentazione ricordati che il respiro è sempre con te ed è un’arma potente per sciogliere i nervi.
PRO TIP - Più siamo nervosi e più è difficile riuscire abbandonare il turbinio dei pensieri e concentrarci sul nostro respiro e svuotare la mente.
La raccomandazione è quindi quella di prendere confidenza con il nostro respiro già prima della presentazione. Online puoi trovare diversi podcast e tutorial gratuiti.
Nei momenti prima della presentazione Barnett raccomanda “tre o quattro inalazioni ed esalazioni, calme e regolari. Lascia andare la pancia e permetti al respiro di scendere fino in fondo all’addome. Questo di aiuterà a centrare le tue energie e focalizzare i tuoi pensieri”.
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9. Usa il tono di voce per enfatizzare parole e concetti chiave
Una presentazione monocorde può rapidamente stancare e produrre uno stacco con il tuo pubblico, ma allo stesso tempo non è il caso di avere eccessivi sbalzi durante una presentazione di business, ricorda quindi di adattare sempre il tono della tua voce ai contenuti del tuo discorso.
PRO TIP - Rileggendo il tuo discorso sottolinea le parti che avrai bisogno di enfatizzare durante la tua esposizione per rafforzare il tuo discorso. Questo esercizio ti permetterà di rafforzare la tua “mappa mentale” dello speech (rendendolo più memorabile e naturale) e allo stesso tempo ti permetterà di individuare quei concetti che davvero meritano di avere la massima attenzione durante il tuo discorso.
10. Non conta solo cosa dici, ma come lo dici
Un’analisi dei TED talk di maggiore successo ha rivelato un risultato per certi versi sorprendente (o forse no?): il livello di gradimento di uno speaker è lo stesso sia che ascoltino le argomentazioni del presentatore, sia che si limitino a guardarlo.
Sia che vogliamo prendere questo esercizio come un risultato scientifico, sia che preferiamo prenderlo con le pinze, non c’è dubbio ormai che la comunicazione è un mix di messaggi verbali e non verbali. Molte volte ci focalizziamo così tanto sui contenuti che dimentichiamo che stiamo parlando con delle persone, ma questo esperimento ci rivela il fondamentale contributo dei messaggi non verbali nel sostenere il nostro carisma, likeability e percezioni di competenza e intelligenza.
Quando ci prepariamo per “il gran giorno” non dimentichiamoci quindi di prestare attenzione anche ai messaggi che il nostro corpo sta inviando.
PRO TIP - Sempre secondo questo studio, c’è una forte correlazione tra quante volte uno speaker gesticola e numero di visioni su Youtube.
“I TED talks di minor successo hanno avuto una media di 124 mila visualizzazioni, con una media di 272 gesti. I migliori TED talk hanno avuto una media di 7,4 milioni di visualizzazioni e utilizzato in media 465 gesti delle mani... quasi il doppio!”
Alcuni studi dimostrano non solo che le frasi più ricordate sono quelle accompagnate da gesti significativi, ma anche che gesticolare aiuta a concentrarsi, quindi ricordiamoci di lasciar parlare le nostre mani.
Sei alla ricerca di un buon esempio di gestualità? Questo video di Simon Sinek è uno dei più famosi TED talks di tutti i tempi, nonché uno di quelli in cui viene gesticolato di più (circa 600 volte!), da non perdere.
https://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action
L'undicesimo comandamento: sii te stesso
Esistono innumerevoli altre raccomandazioni per produrre presentazioni di successo che troverai utilissime, ma ricordati: non c'è bisogno di seguirle tutte ogni volta. Un aspetto chiave per creare un rapporto con il tuo pubblico è la freschezza, quindi non lasciare che una serie di regole ti ingessino troppo.
Siediti, fai un respiro profondo (o tre), e sii te stesso/a!
