Come scrivere un report sull’attività social

Social media manager del futuro: non allarmarti. Ci sono i Ninja qui con te. Se è la tua prima volta che ti cimenti nella scrittura di un report, ecco qualche consiglio utile per non sbagliare.

Premettiamo che non è un metodo universale e che ci sono tante sfumature di report. Dal modello semplice a quello più articolato e complesso, dalla semplice scrittura in un documento pdf ad un report animato su Prezi.

Poco importa, col tempo magari affronteremo tutti i passaggi, ora ecco una guida base per te.

Da dove iniziare

Nel migliore dei modi: apri un foglio qualsiasi sul tuo pc. Semplice no?

Ora, per darti un tono, caro il nostro reporter, ti consigliamo di stare molto attento ai dettagli: piccole attenzioni che dimostreranno però cura del tuo lavoro. Ricorda sempre di dare un titolo esatto al tuo report. Potresti chiamarlo "Report Ninja Marketing 2017" o "Report 2017: e qui scrivere il sottotitolo", insomma, immagina di essere un laureando e che tu ti stia approcciando con la tesi.

Questo servirà per dare un focus esatto al tuo lavoro e per concentrare l'attenzione di chi ti legge, poco importa se si tratti del direttore o del semplice impiegato. Ricorda che spesso i report vengono discussi nel corso di riunioni, ma successivamente ci potrà essere la necessità di stampare in formato cartaceo il tuo lavoro: per questo motivo, non dimenticare di dare una numerazione alle tue pagine e di optare per il foglio/slide pre-impostato con nome/logo/titolo ad ogni pagina.

Questi semplici passaggi daranno un ordine esatto e una certa organicità a quello che poi andrai ad esporre.

E poi?

Scegliamo oggi di scrivere questo "How to" - cassetta degli attrezzi - perché spesso ci è stato chiesto cosa fosse giusto scrivere e cosa non, sebbene a volte ci siano dati poco rassicuranti da riportare nel proprio report.

Dunque, se stai leggendo questo articolo, probabilmente sei alle prime armi, il consiglio che vogliamo darti in questo momento è di essere sempre onesto: con il web non si può bluffare. Potrai comprare i like che vuoi (ma poi, perché?) ma tutto torna. Hai avuto poche visite su Google +? Va bene, va bene comunque.

Torniamo a noi: per essere sicuri che nulla possa sfuggire, presenta subito i tuoi punti chiave. Illustra al tuo capo i dati attuali e le performance del tuo sito o dei tuoi canali. Questo torna utile per capire come nel tempo si è evoluto il tuo lavoro e qual è lo stato dell'arte.

Indica quindi a chiare lettere i numeri esatti e i canali social in uso. Questa panoramica servirà più a te, caro Ninja, che al tuo capo: è quando si mette tutto nero su bianco che si capisce la strada da intraprendere in futuro.

Non sei solo

Ci sono grandi alleati nella stesura di un report, fondamentali per chi ha a che fare con questa fase.

La maggior parte delle aziende e dei brand in Italia contemplano la presenza su Facebook.

Abbiamo riportato qui uno screen per renderti la vita più facile: ti sei mai accorto che "entrando" all'interno della pagina che gestisci, in alto, c'è un menù con (nell'ordine, partendo da sinistra): Pagina | Messaggi | Notifiche | Insights | Strumenti di pubblicazione ?

Ecco, cliccando su Insights appare proprio questa schermata dove troverai anche la voce "Esporta dati". Non è facile o celere capire tutti quei dati che, d'un tratto, invaderanno la tua schermata. Basta solo dedicarsi e lavorarci su: non vi è avvenimento che sia capitato nella tua pagina che non sia riportato in questa macro tabella Excel.

Da qui, estrapola i dati che ritieni più pertinenti ed utili: alcuni sono veramente tanto dettagliati, per questo non escludere, eventualmente, di allegare nel report (dopo un'attenta cernita di fogli, colonne e righe) il tuo foglio da lavoro "così come Facebook lo ha fatto".

Fondamentali in tal senso sono quindi i Like, le Actions on page, People.

Così come per Facebook, anche Twitter permette un'analisi accurata. Per capire come ci si debba muovere anche su quest'altro social, puoi collegarti su Twitter Analytics o più semplicemente potrai cliccare qui. Anche queste statistiche sono disponibili gratuitamente: nella home si ha già un'idea dell'andamento del canale con una panoramica su tweet, sul top influencer, sui contenuti migliori... Insomma, anche Twitter è dalla tua parte, se non fosse che ti basterà (quasi) riportare i dati.

Il nuovo layout di LinkedIn ti facilita nella visualizzazione dei dati (lo schema è più o meno simile ai colleghi social) mentre per Instagram solo "una volta convertito un account in un profilo aziendale su Instagram, potrai accedere ai dati di Insights di Instagram. Essi consentono di scoprire di più sui tuoi follower e sulle persone che interagiscono con la tua azienda su Instagram. Ad esempio, troverai dati di Insights quali genere, fascia di età e luogo. Potrai anche vedere quali post e storie visualizza il tuo pubblico e con quali interagisce di più." E qui, Facebook Business docet.

LEGGI ANCHE: Il nuovo layout di LinkedIn, un breve tutorial per non perdersi

Quindi?

Una volta riportati dati attuali con quelli da cui hai iniziato, non fermarti e fissa dei nuovi obiettivi. Come sempre, ricorda che gli obiettivi devono essere sempre SMART, quindi anche realistici e misurabili: sulla base di quanto constatato nel corso della tua analisi, con un'accurata analisi SWOT occorre poi indicare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce dell'attività social. Un nuovo competitor sarà sicuramente una minaccia, ma qualcun altro ha già usato una strategia che per te potrebbe essere facilmente applicabile e quindi risultare vincente. Quindi? Studio e benchmarking a iosa e sarai perfetto.

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Sperimenta: salva sempre una copia di quello che scrivi. Non ti piace? Copia il documento e lavora su quello nuovo. Lascia traccia di quello che scrivi e alla fine fai una comparazione del tuo lavoro: il buon senso e la ragionevolezza hanno sempre la meglio.

Per scrivere un ottimo report, ricorda che l'attività di monitoring è fondamentale. Se ancora non hai avuto l'onore, ti consigliamo di sperimentare piattaforme come Buffer, Sprout Social o Hootsuite per rafforzare il tuo rapporto con i vari canali.

Abbiamo solo tre altri consigli da darti, prima di ritornare sull'argomento in un post 'Advanced':

1. Sii il capo di te stesso e poniti sempre queste domanda "Io accetterei un lavoro di questo tipo da un mio dipendente?".
2. Non aver paura di sbagliare, non mentire e sii onesto.
3. I dati non servono a nulla senza le azioni.