Esiste un’espressione molto buffa, utilizzata da Avinash Kaushik, che definisce tutti quelli che si occupano di report e presentazioni di dati, e che con ammirevole perseveranza realizzano presentazioni e lavori caotici, chiassosi, poco chiari e molto poco efficaci: il termine è reporting squirrel, e probabilmente, se stai leggendo questo articolo, è perché sai che il rischio di presentare male i dati agli interlocutori che dovranno ascoltarti è sempre dietro l’angolo, e perché conosci la sensazione di sentirsi un raccoglitore vorace di informazioni incapace di comunicare un messaggio preciso.
La buona notizia è che esiste l’alter ego dello scoiattolo inconcludente, e guarda un po’, è l’Analysis Ninja, che poi altro non è che colui che riesce in poche mosse, in un documento, ad arrivare al punto senza annoiare (quasi) nessuno. La differenza tra i due è molto semplice: il primo si occupa di fornire i dati, il secondo si occupa di comprenderli ed estrapolare le informazioni chiave: in una parola, il Ninja è bravissimo a lavorare con gli insight.
Raccogliere i dati è soltanto l’inizio del lavoro
La vignetta di Tom Fishburne racconta un fenomeno molto frequente, quando si tratta di assistere a una presentazione in contesto aziendale: chi ci segue non farà mai realmente attenzione al dato in sé che gli stiamo presentando, perché, in realtà, sta ascoltando noi attraverso le slide, non viceversa.
Chi illustra un report, una serie di grafici, una ricerca riassunta in tabelle o in colorate e divertenti infografiche, sta parlando attraverso le slide: sono le slide che supportano noi, non noi che supportiamo le slide.
Il nostro pubblico non capirà quasi mai l’enorme, mastodontico lavoro che c’è dietro una presentazione, a meno che non siamo noi per primi a impostare la presentazione in modo corretto. Come? Come un Analysis Ninja!
E prima di illustrare la rapida guida a come diventare un vero Ninja dei report, specifichiamo che il problema non è quasi mai lo strumento che utilizziamo, ma il modo in cui stiamo ragionando: Powerpoint non è un nemico, il nemico è il modo sbagliato di usare gli strumenti.
1. Non essere didascalico
Molte presentazioni sono piene di slide letteralmente ricolme di informazioni: un grafico con didascalie infinite, un'immagine con sette/otto riquadri di testo esplicativi, frasi infinite per descrivere il ragionamento alla base del lavoro: è tutta fatica inutile. Presentare un lavoro non significa proiettare su un muro una lunga serie di ragionamenti, questo significa, semplicemente, annoiare l'interlocutore (che avrebbe preferito di gran lunga ricevere tutto in formato .pdf per leggerlo comodamente in treno dal tablet...)
2. Taglia tutto ciò che non è essenziale
Ammettiamolo: non è semplice presentare un report annuale in poche slide - e se fosse facile, chi ci riesce non sarebbe un Ninja! - ma un report non è il racconto dettagliato di tutto quello che è accaduto, poteva accadere e probabilmente accadrà: un report è la forma che diamo a una serie di risultati conseguiti, per cui concentrati sui dati essenziali ai fini della storia.
3. Rinuncia alle presentazioni complicate
Va bene, realizzare presentazioni in Powerpoint può raggiungere livelli di ripetitività stellari, e quindi la soluzione che ci viene spesso in mente è quella di abbellire con palloncini, intersezioni di forme, foto in trasparenza e infografiche realizzate con SmartArt. Sbagliato! Molte, moltissime volte, da una slide molto bella si capisce molto poco. Certo, probabilmente il collega grafico ci strizzerà l’occhio con fare compiaciuto perché abbiamo seguito i suoi consigli, ma più probabilmente l’interlocutore - che spesso è un cliente - resterà interdetto da tanti elementi grafici e non capirà nulla di quello che gli stiamo raccontando.
4. L'arte di confrontare i risultati
Il classico grafico a barre è onnipresente in tutti i report periodici, e in generale nelle presentazioni aziendali: bene, se il messaggio risulta chiaro a primo impatto.
Eppure molto spesso non è affatto così. Se proviamo a fare un piccolo sforzo e rinunciamo ai grafici a barre – nessuno sospetterà che non siamo in grado di realizzare un grafico, garantito! - quando non necessari, soprattutto quando richiederebbero più di una slide per esporre una serie di dati, semplificheremo la vita a chi ci ascolta, a noi stessi, e spesso anche ai rispettivi oculisti.
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Non strafare: Less is More!
5. Converti le parole in immagini
Torniamo a quanto detto prima: perché scrivere, se stiamo già parlando? Un’immagine è già di per sé più potente di un testo; se poi la usiamo durante una presentazione in cui la nostra voce accompagnerà i nostri interlocutori, perché scrivere frasi intere per esprimere i concetti?
6. Resisti alla tentazione di inserire icone ovunque
Le icone sono utilissime, chiariamoci: la foto rimpicciolita di un laptop piazzata in bella mostra in una slide può essere un pugno in un occhio, un’icona flat è decisamente più carina. Ma questo non significa che si possa abusarne, perché spesso accade che l’interlocutore si soffermi involontariamente sugli elementi grafici di accompagnamento, come sono appunto le icone, e non sulle informazioni principali.
7. Non usare immagini di photostock
Nessuno naviga sul proprio laptot in un completo perfettamente stirato, e non esistono bellissime coppie ventenni che vivono in attici luminosi. Gli stock di photo sono archivi di fotografie che non aiutano a raccontano storie, aiutano a urlare slogan un po’ posticci. Se puoi, evitali.
8. Esponi i dati nella giusta proporzione
Questo punto è importantissimo: trovati i dati essenziali da presentare, e trovato il giusto stile grafico, resta il problema di unire le due cose. Alcune slide vanno quasi disegnate per spiegare in modo chiaro e immediato l’importanza dei dati presentati. Altrimenti, non esiste alcun risultato miracoloso che tenga, la presentazione non avrà il giusto impatto.
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Va' dritto al punto!
9. Get to the point!
Get to the point: arriva al punto. Semplificare significa semplicemente mettersi nei panni di chi ci ascolta e dargli ciò che gli interessa. Una rappresentazione grafica, anche se di pochi dati, può nascondere in ogni momento l’insidia dell’ambiguità. Evitare l’ambiguità è molto più semplice da realizzare di quanto si immagini: basta esprimere semplicemente uno o due dati che ci interessano più di altri.
10. Troppi dati? Basta dare le giuste priorità
Capire in prima persona quello che si sta spiegando è, chiaramente, la prima cosa che dovremmo fare prima di cominciare il lavoro. Se proprio non possiamo rinunciare a riempire di numeri e grafici la presentazione, usiamo l’astuzia e diamo priorità e rilievo alle informazioni più importanti. Basta molto poco!
E tu, come te la cavi con il data storytelling? E cosa aspetti a diventare un vero Analysis Ninja?
