In un momento in cui lo smart working è una condizione obbligatoria per la maggior parte dei lavoratori, con le tecnologie scopriamo che sappiamo lavorare bene anche a distanza, senza doverci confrontare ogni minuto, trovando spazio per la concentrazione e spazio per la condivisione a seconda del bisogno. Abbiamo visto che questo molto spesso è anche meglio, siamo più produttivi. Ma siamo anche capaci di scoprire questo “nuovo paesaggio del lavoro”, decisamente più domestico e cercare non solo occasioni per essere produttivi ma anche di crescere professionalmente e personalmente, tenendo presente che questo ambiente nel quale ci si muove verrà modificato dalle nostre azioni anche in maniera non prevista.

Del resto – e chi lo pratica da tempo lo sa – alla base della “filosofia” dello smart working c’è proprio l’idea di riuscire ad ottenere un miglior bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata. Come sottolineato nella ricerca Copernico. Il nuovo paesaggio del lavoro condotta dallo Studio Carlo Ratti Associati (in collaborazione con Copernico, BNL e Arper) il lavoratore moderno è “nomade” nello spazio ma anche nell’organizzazione del suo tempo, e come tale, tende a intrecciare momenti di lavoro a momenti privati, a volte sovrapponendoli. Ora la possibilità di muoversi nello spazio è decisamente limitata. Questo ci dà l’occasione di vivere le nostre giornate in modo più consapevole, trasformando il limite spaziale in opportunità di sviluppo.

Come trasformare l’home working in smart working

Chi è abituato a lavorare per obiettivi e in contesti flessibili, chi è parte di una community consolidata come quella dei coworking e degli uffici flessibili, è ormai allenato a distribuire bene il proprio tempo tra lavoro, sviluppo di relazioni e tempo per sé. Ma chi questo esercizio lo fa per la prima volta potrebbe scoprire che mantenere questo intreccio in maniera sana e consapevole non è sempre facile. Certo, i tanti flashmob e gli appuntamenti social promossi nell’ultima settimana ci hanno aiutato a staccare un po’ e a sentirci ancora parte di una comunità, ma per trovare il giusto bilanciamento ci vuole tanta esperienza e molta pratica. Ecco allora la ricetta di Copernico per uno smart working “bilanciato” anche da casa:

• Rimanere produttivi e connessi con il proprio team
• Continuare a pensare al futuro
• Curare il proprio benessere fisico
• Rinforzare il benessere mentale e la creatività

1. Rimanere produttivi e connessi al proprio team

Come continuare ad essere produttivi anche in remoto? Come mantenere vive le relazioni tra le persone in questo momento? Gli step fondamentali sono tre:

• Usufruire di app e sistemi per stabilire obiettivi condivisi o fissare appuntamenti in modo tale da aiutare tutti nella gestione e nel rispetto delle scadenze. Microsoft Planner, Trello, Asana sono le app più utilizzate;
• Installare e utilizzare i sistemi di videoconferenza da usare tra colleghi, collaboratori, clienti e fornitori. Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Slack, Zoom e Skype sono solo alcune delle alternative possibili;
• Non dimenticare la socialità tra colleghi: in questo periodo in cui alcuni di loro potrebbero essere completamente isolati (perché single, lontani dalla famiglia, etc.) si può comunque fare leva sulla tecnologia anche per mantenere vivi quegli importanti momenti di socialità che vanno dalla pausa caffè al festeggiamento delle ricorrenze, come il compleanno di un collega o un anniversario di lavoro.

2. Continuare a pensare al futuro

Prima o poi questa crisi finirà. È bene quindi usare il proprio tempo libero in casa non tanto per pensare alle occasioni che stiamo perdendo in queste settimane, bensì a quelle che potremo cogliere quando si tornerà alla normalità. Come fare?

• Organizzare call di networking in mezzo alla giornata lavorativa con quella persona incontrata durante un convegno e che tante volte abbiamo pensato di contattare (è l’occasione giusta!);
• Seguire webinar e gruppi di Facebook per aggiornarsi e per imparare cose nuove. Qui qualche consiglio sugli appuntamenti di Copernico;
• Rifare i siti web, sistemare gli archivi online, pensare a tutte le cose che si possono portare avanti senza la presenza fisica;
• Cercare nuovi potenziali clienti.

3. Curare il proprio benessere fisico

Lavorare da casa rischia di farci diventare tutti un po’ più pigri, perché non dobbiamo fare spostamenti e tutto è a portata di mano. Ma le idee per rimanere in forma e per prendersi cura della persona sono tantissime. E si possono fare insieme (anche con i figli, se sono a casa con noi!), come occasione di team building, perché insieme, c’è più motivazione.

• Yoga, stretching, attività cardio: a metà o fine giornata, per distendere i muscoli, allentare la tensione. Molte palestre e personal coach stanno lanciando sessioni gratuite di attività motorie in streaming. Ecco allora che si possono organizzare lezioni di gruppo, anche con i colleghi;
• Cercare di non lasciarsi andare: lavorare da casa in pigiama è bello e da una certa soddisfazione per i primi giorni, ma dopo un po’ rischia di diventare motivo di inerzia e perdita di concentrazione. Mantenere la distinzione tra abito da casa e da lavoro (anche se molto più casual del solito) resta un ottimo modo per non dimenticarci della cura della nostra persona. E ci permetterà di essere pronti per le videochiamate!

4. Sostenere il benessere mentale e la creatività

Come abbiamo anticipato all’inizio, lavorare in smart working dalla propria abitazione può portare ad un overburn. Ma è possibile evitare questo rischio attraverso alcuni piccoli accorgimenti e soprattutto ricordandoci che anche da casa possiamo mantenere una vita sociale attiva e sana! Ecco qualche piccolo consiglio:

• Stabilire degli orari. È possibile rivedere quelli normali: si può attaccare prima visto che potenzialmente tutti possono iniziare a lavorare mezz’ora dopo il suono della sveglia. O magari anche dopo perché si preferisce dormire un po’ di più e rimanere al PC fino a più tardi tanto… non c’è traffico a tornare! L’importante è che ci sia una routine. Fissate l’ora del caffè, quella del meeting quotidiano per aggiornarvi e quella delle risposte ai clienti. Interrompersi continuamente è controproducente: a ogni ora, la sua attività;
• Vi manca il venerdì sera al cinema insieme? Basta decidere quale film e stabilire un orario. Durante la visione sarà divertente scambiarsi commenti e impressioni nella chat di lavoro o in una creata per l’occasione;
• Oppure manca il classico aperitivo settimanale tra colleghi? Anche questo è facilmente organizzabile da casa attraverso gli strumenti di videocall;
• Volete darvi alla lettura collettiva? Ci si può dare appuntamento, per finire la giornata, con Fiesta immobile, l’idea lanciata da Alessandro Baricco e dalla scuola Holden di Torino. Alle 18.30 su Radio Casa Bertallot uno scrittore o una scrittrice leggono per mezz’ora le pagine che più amano. Si andrà avanti fino alla fine dell’emergenza, finché ce ne sarà bisogno. Come per l’appuntamento “in sala” anche in questo caso ci si può dare appuntamento per un ascolto di gruppo, a distanza;
• Preferite una visita virtuale a un museo? Sono davvero tanti i musei che in questi giorni stanno offrendo visite gratuite alle loro mostre o alle loro collezioni. C’è chi fa dirette su FB o IG e chi carica dei video, chi ancora pubblica foto. Perché non scegliere di visitare un museo alla settimana?
• Volete trovare una bella idea per coinvolgere le persone? Si può creare una playlist condivisa su Spotify: a turno ogni persona dell’azienda o dell’ufficio suggerisce un brano che viene inserito nell’elenco;
• Infine, non dimentichiamoci che non siamo soli. Non dobbiamo aver paura di chiedere aiuto. Ci sono molte persone che in questo periodo non intravedono una via d’uscita o che si sentono in trappola. In questi giorni ci sono molti professionisti che forniscono consulenze individuali e coaching psicologico a distanza per manager e professionisti in crisi. E in questo periodo potremmo essere in molti ad averne bisogno.

Tutte le crisi insegnano qualcosa. E se nelle prime settimane di smart working obbligatorio abbiamo imparato ad apprezzare e a gestire il lavoro da remoto, ora, dopo più di 15 giorni di quarantena obbligata, abbiamo capito che il bilanciamento tra vita e lavoro è fondamentale, per i singoli lavoratori così come per le aziende nel loro insieme. Per poter ripartire con uno spirito diverso, e forse anche con un asso in più nella manica.