Team da remoto e in ufficio: come migliorare la collaborazione a distanza
L’accelerazione digitale degli ultimi due decenni ha completamente cambiato tantissimi aspetti del posto di lavoro, tra cui anche la collaborazione tra i colleghi del team.
Non è passato molto tempo da quando le riunioni e i brainstorming si svolgevano sempre in sale apposite, o almeno prevedevano che tutti si riunissero attorno a un unico tavolo. Oggi, gran parte della nostra comunicazione è asincrona e le riunioni, quando le abbiamo, sono spesso virtuali.
Questo processo, inoltre, ha subito ulteriori stravolgimenti anche a causa della pandemia da COVID-19. Ma non dobbiamo sottovalutare che lo stesso spazio di lavoro digitale saturo ci ha costretti a diventare più intenzionali nei modi in cui comunichiamo, pensando non solo a quando dobbiamo collaborare, ma a come dovremmo farlo.
Il nostro team è sempre più diviso, una parte lavora in ufficio, un’altra da remoto.
Come possiamo tenere unite le due parti anche se sono lontane? La base di tutto è, come sempre, una buona comunicazione e la fiducia reciproca.
Team da remoto e team da ufficio vanno d’accordo?
I team da remoto sono formati da gruppi di persone che non lavorano fisicamente nello stesso ufficio ma possono essere dislocati in qualsiasi parte del mondo. Senza interazione fisica, i team da remoto possono collaborare insieme ai team da ufficio utilizzando la tecnologia digitale, condividono idee, file di lavoro e comunicando in tempo reale.
Lavorare in ufficio è sicuramente stimolante, ma a volte lo è anche troppo. Porta a uno stato d’interruzione costante, tra richieste di colleghi, qualche chiacchiera tra vicini (ma non troppo) di scrivania, in cui dobbiamo abbandonare ciò che stiamo facendo interrompendo il nostro flusso di lavoro.
Con il lavoro da remoto, siamo completamente responsabili di come e quando lavoriamo, attraverso diverse forme di comunicazione come le videoconferenze, nonché la posta elettronica o le apposite chat.
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Inoltre, il rapporto a distanza tra un team da remoto e un team da ufficio aiuta anche a migliorare il contenuto della comunicazione. Quando stiamo facendo una riunione dal vivo, c’è spesso una pressione inespressa per rispondere immediatamente se viene posta una domanda. Ma le risposte istintive, su cui non abbiamo troppo ragionato, sono raramente prese in considerazione e possono portare a decisioni sbagliate.
Al contrario, quando comunichiamo a distanza, abbiamo più spazio per riflettere su una domanda, pensando attentamente sia a ciò che vogliamo dire sia al modo più efficace per dirlo. Di conseguenza, la collaborazione diventa più misurata, ragionata e ponderata.
Insomma, in un’azienda avere un team che lavora dall’ufficio e un altro che opera da casa, sembra un ottimo compromesso per lavorare nel migliore dei modi. Ma il rapporto tra i due gruppi è davvero così idilliaco come sembra?
Migliorare la collaborazione tra team da remoto e team in ufficio
Partiamo dal presupposto fondamentale che una collaborazione di successo richiede fiducia e un’ottima comunicazione. Questa è la prima regola da ricordare indipendentemente dal nostro luogo di lavoro, che sia in ufficio, da casa o su Marte.
Le aziende e i brand sono alla ricerca di diverse strategie per migliorare la comunicazione tra i dipendenti remoti e quelli in ufficio per una collaborazione produttiva ed efficace.
Ci sono persone che hanno più difficoltà a interagire, durante una riunione, con chi è lontano, ma preferiscono che la conversazione avvenga dal vivo e che sia faccia a faccia.
Ovviamente ciò diventa limitante quando si lavora con chi non può recarsi in ufficio per diversi motivi, ma è importante superare questi limiti fisici.
Una collaborazione efficace tra i dipendenti è fondamentale per la crescita della propria azienda. E allora come fare? Ecco 15 strategie per ottenere un’intesa perfetta tra team da remoto e team da ufficio.
1. L’importanza dell’ascolto
Quando il nostro interlocutore sta parlando, lo ascoltiamo davvero? A volte succede che siamo più intenti a pensare cosa rispondere invece che ascoltare ciò che ci sta dicendo.
È importante ascoltare e non solo parlare, soprattutto durante una riunione quando le persone sono tante e non sono tutte nella stessa stanza.
Ognuno dei membri del team, che sia da remoto o in ufficio, vuole dare il proprio contributo. Tener presente i diversi punti di vista, ascoltando attentamente ogni opinione è fondamentale.
Una comunicazione efficace, quindi, è la chiave per migliorare la collaborazione con il proprio team da remoto. Prima di entrare nel vivo del discorso, bisogna accertarsi che tutti dispongano degli strumenti adeguati e che siano gli stessi per tutti per trovarsi sempre allineati.
2. Ascoltare davvero significa fidarsi
È già abbastanza difficile stabilire un legame di fiducia quando si lavora a stretto contatto e nella stessa stanza. Questa sfida diventa esponenzialmente più difficile quando si collabora con un team distribuito in diverse location.
Una collaborazione di successo richiede fiducia e volontà di lavorare bene insieme.
3. Stabilire con chiarezza gli obiettivi del team
Gli obiettivi devono essere definiti fin da subito e in modo chiaro. Chi lavora da remoto deve conoscere nei minimi dettagli cosa vuole l’azienda per migliorare e aumentare la produttività di tutto il team. Pertanto è importante condurre regolarmente riunioni e call aggiornandosi a vicenda sullo stato di avanzamento e sulle attività per eseguire i processi senza intoppi.
4. Analizzare le idee del nostro team
Non possiamo limitarci solo ad ascoltare le idee dei nostri colleghi, ma dobbiamo immaginare come potrebbero beneficiare all’azienda le proposte fatte. Dobbiamo abbandonare per un attimo il nostro punto di vista e adottare quello degli altri per capire appieno le soluzioni suggerite analizzandone i pro e i contro.
5. Essere curiosi e autentici
L’esperta comportamentale, la dottoressa Diane Hamilton, ritiene che la curiosità sia la chiave per sbloccare tutto il nostro potenziale umano. “Se sei autenticamente interessato al punto di vista di un’altra persona“, dice la dottoressa Hamilton, “le persone lo sentiranno e saranno più propense ad accettare le tue idee quando sarà il momento di collaborare con loro“.
6. Praticare gentilezza
Nessuno sogna di lavorare con persone scostanti e antipatiche. Ci fa sentire a disagio e preferiamo allontanarci da personalità tossiche e prepotenti.
Se i nostri collaboratori non riescono ad avere un confronto aperto con noi o con qualcun altro del team, il problema potrebbe essere negli atteggiamenti. Questo andrebbe a minare la comunicazione, la fiducia e di conseguenza la collaborazione tra le diverse parti del team. Bisogna parlarne per avere dei feedback a riguardo e cercare di superare questi ostacoli.
7. Sostenersi a vicenda
Questo potrebbe essere uno dei punti più importanti quando si tratta di collaborazione efficace tra team remoti e team in ufficio.
Sostenersi a vicenda è un valore fondamentale per un’azienda e deve fluire dai leader dell’azienda stessa.
Per il team che lavora in ufficio è più semplice ricevere sostegno rispetto a chi lavora da remoto. Per esempio, un gruppo potrebbe abbattersi perché si sente isolato rispetto a una parte dei colleghi. O la mancanza di apprezzamento potrebbe anche influenzare il morale dei membri della squadra.
Ecco perché è importante raggiungere e mantenere un flusso di comunicazione aperto per comprendere i sentimenti di tutti. Inoltre, non tutti riescono ad approcciarsi subito e in modo efficace alla cultura del lavoro a distanza. Alcuni potrebbero aver bisogno di più tempo per abituarsi.
Sostenersi a vicenda è la chiave per promuovere un team sostenibile, produttivo e collaborativo.
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8. Essere diplomatici ma sempre franchi e trasparenti
Per una collaborazione efficace, le persone devono poter esprimere senza indugi le proprie idee. Essere diretti, chiari, ma sempre con un pizzico di diplomazia, perché chi ci ascolta non deve mai sentirsi sopraffatto.
È importante essere trasparenti soprattutto con chi non è presente fisicamente ma sta lavorando in un altro posto. La mancanza di trasparenza è uno dei motivi principali di disagio, della mancanza di fiducia e dell’entusiasmo da parte dei dipendenti.
Nessuna azienda può raggiungere il suo apice se non condivide le informazioni interne ed esterne con il proprio gruppo di lavoro. Bisogna costruire una cultura di fiducia e solidarietà. Ma come mantenere la trasparenza quando si lavora da casa? Per eventuali aggiornamenti importanti bisogna sentirsi spesso con chi non è fisicamente presente in ufficio, divulgando le info necessarie per condurre nel migliore dei modi ogni compito.
9. Gestire il lavoro in tempo reale senza sparire
Il ghosting sta diventando popolare anche tra i colleghi. Con così tanti modi per comunicare, è importante tenersi aggiornati su tutti gli strumenti utilizzati dalla propria azienda.
Rispondere in un ragionevole lasso di tempo è una dimostrazione di rispetto per i propri colleghi e può aiutare a promuovere una migliore collaborazione tra i diversi team.
In chat bisognerebbe rispondere entro poche ore e alle email entro un giorno. La comunicazione in tempo reale e la condivisione d’idee sono fondamentali per guidare il lavoro quotidiano.
10. Utilizzare strumenti di collaborazione
Approfittiamo degli strumenti di collaborazione che la nostra azienda sta già utilizzando.
Sono lì per facilitare una collaborazione efficace e possono fungere da guida per creare buone abitudini. Per esempio, possiamo ricorrere alla condivisione di video e schermo invece di una semplice telefonata quando bisogna collegarsi con i dipendenti dislocati in diversi luoghi. Ciò può favorire comunicazioni più mirate e migliori relazioni a lungo termine.
La videoconferenza è la soluzione migliore per la collaborazione incrociata. Spesso è più produttivo avere una breve videochiamata o una telefonata con un collega piuttosto che scorrere una chat per 10 minuti.
11. L’importanza dei sistemi d’archiviazione
Un altro strumento fondamentale da avere nella propria suite è un valido e semplice sistema di archiviazione che possa essere utilizzato da tutti i dipendenti. Una sorta di archivio digitale in cui trovare vecchi documenti e potrete caricarne nuovi. Ma attenzione alla deprecazione dei file. Ci sono poche cose più frustranti e dispendiose che cercare un documento specifico e lavorarci sopra per ore, solo per scoprire che quel foglio è obsoleto e la versione corrente si trova in una cartella completamente diversa.
12. Essere sempre coerenti
La coerenza è un aspetto molto importante non solo nella vita privata, ma anche sul lavoro.
Essere coerenti, portare a termine i propri compiti, schierarsi e appoggiare le proprie cause fino alla fine sono tutti atteggiamenti positivi ben visti da chi lavora in un’azienda. Oltre all’apprezzamento dei nostri dipendenti, vedere che i manager sono i primi a impegnarsi nel lavoro, migliora l’umore e invoglia la collaborazione tra team diversi, sia che lavorino in ufficio che da remoto. Le persone tendono a sentirsi più a loro agio se chi sta a capo dell’azienda rispetta gli impegni che ha preso.
13. Trascorrere il tempo libero insieme con il team
Un’altra idea per migliorare la collaborazione tra team che lavorano in ufficio e team da remoto è quella di conoscersi davvero. Bisogna andare oltre l’ambiente di lavoro e viversi in un contesto più libero e informale. Imparar a conoscere gli interessi personali dei colleghi può incoraggiare una connessione più stretta, che può portare a un migliore lavoro di squadra.
14. Coinvolgere tutti i membri dei diversi team
Portare tutti sullo schermo e coinvolgerli in riunioni virtuali è un modo semplice per migliorare la collaborazione tra i reparti. Se i colleghi che lavorano da casa non partecipano tanto alle call di gruppo, potrebbero sentirsi esclusi, o forse la riunione coincide con la fine della loro giornata lavorativa.
Se gli incontri si svolgono alla stessa ora ogni settimana bisogna assicurarsi che avvengano in un orario ragionevole per tutti. Inoltre, ogni dipendente deve avere la possibilità non solo di potersi collegare, ma anche d’intervenire e apparire in video.
15. Umanizzare l’azienda
Chiedere a entrambi i team di organizzare presentazioni regolari in cui possono discutere di ciò che fanno e del lavoro che svolgono in azienda.
Chiedere a un dipendete a turno di scrivere una biografia personale su come sia arrivato a lavorare per la nostra impresa, mostrarci i suoi punti di forza, le abilità che vorrebbe migliorare e magari raccontare qualcosa della sua vita privata e degli hobby, potrebbe avvicinare i diversi team.
Questo potrebbe anche essere un trampolino di lancio per pubblicare le biografie dei dipendenti sul blog dell’azienda e a umanizzarla agli occhi dei clienti. Un ottimo modo potrebbe essere quello di utilizzare i social media focalizzando l’attenzione su chi fa parte dell’azienda, invece che sul brand stesso.
Migliorare la collaborazione tra uffici è tutta una questione di sperimentazione. Bisogna provare cose nuove e la maggior parte dei cambiamenti avrà almeno un effetto positivo sui nostri team. Non dobbiamo aver paura di provare una nuova strategia. In fondo non esiste un unico modo per migliorare la collaborazione tra i diversi team: tutto si riconduce alla fiducia reciproca.
