In questo periodo molte aziende stanno scoprendo che, effettivamente, si può lavorare da remoto senza necessariamente condividere tutti i giorni le scrivanie.

Ma come sta andando? Per alcuni professionisti e team è cambiato poco mentre per altri si è trattato di una mezza rivoluzione: come possiamo migliorare il modo in cui i team lavorano? Partendo dal WOW.

Way Of Working (WOW)

WOW è un acronimo che sta per Way Of Working e che potremmo tradurre con “il modo in cui un gruppo decide di lavorare” ed è un elemento fondamentale per aumentare le probabilità di successo di un team nella realizzazione di un progetto o per il raggiungimento di un obiettivo.

Pensiamo infatti all’ultimo progetto che abbiamo realizzato con altre persone: è stato facile? È andato tutto bene? Molto probabilmente ci sono stati intoppi e screzi, alcune incomprensioni hanno generato ritardi, l’account ha dovuto chiamare il cliente, sono stati necessari quattro rework e via dicendo.

Due buone notizie: quelli elencati sono problemi comuni a molti team di progetto e tutte queste criticità possono essere mitigate. Per arrivare al WOW è necessaria una premessa: un gruppo di persone in una stanza che lavora sullo stesso progetto non è necessariamente un team. Un team è qualcosa di più, sono persone che lavorano insieme e lo fanno perché lo vogliono, perché sanno che cosa devono fare: è un punto di arrivo e non di partenza.

Da dove iniziamo allora per portare questi soggetti eterogenei verso una maggior collaborazione? Aiutandoli a capire come lavorare insieme e supportandoli nella definizione della loro Way Of Working. Parole come “aiutiamo”, “supportandoli” e “loro” non sono casuali e raccontano già molto: si tratta di soluzioni locali (specifiche per ogni gruppo) e non necessariamente trasferibili.

Non è possibile definire una check-list da seguire che si possa replicare esattamente con ogni gruppo sperando di ottenere lo stesso risultato: la cosa bella delle persone e dei team è che sono tutti diversi. Parafrasando Lev Tolstoj “…ogni team infelice è invece disgraziato a modo suo…”.

La necessità dei framework

Bisogna quindi definire dei framework, delle soluzioni ad alto livello che poi i singoli team possano calare nella loro realtà definendo così il modo in cui quel gruppo lavora e attenzione: queste soluzioni non sono sempre valide anche all’interno dello stesso gruppo. Uno degli elementi chiave è infatti il contesto.

Pensiamo a questa pandemia: in molti casi è una forzatura parlare di Smart Working o Agile Working. Riflettendo meglio appare chiaro come in realtà alcune persone stanno lavorando da casa (come in ufficio) durante un’emergenza non potendo uscire di casa. È una situazione diversa rispetto a quella nella quale ci si gestisce gli spazi e li modo di lavorare in serenità (che si spera torni presto o si diffonda sempre più).

Ogni team quindi può dover ridefinire al variare del contesto il proprio WOW e questa è la risposta che mediamente nessuno vuole sentirsi dire: non esiste una ricetta, non è facile e ci vuole tempo (praticamente quello che accomuna tutte le cose belle e che meritano di essere fatte).

In questo momento quindi è opportuno che il team si chieda come sta lavorando e se questa modalità sia efficace, quali siano le problematiche e che cosa invece stia funzionando bene. È una riflessione importante che necessita in alcuni casi di essere guidata. Pensiamo ad alcune domande:

• Come stiamo lavorando oggi? La domanda più difficile è la prima perché bisogna rispondere sinceramente: la tentazione sarà di rispondere più sul “come dovremmo lavorare” o “quali sono i processi standard”. Il consiglio è quello di mappare e descrivere quello che succedere davvero: bisogna visualizzare le inefficienze per risolverle.
• Che strumenti usiamo per lavorare? Si tratta di un passaggio fondamentale per evitare di perdersi tra Mail, Messenger, Whatsapp e dover cercare ogni volta i documenti
• È necessario che tutti siano online e disponibili alla stessa ora? Se in questo momento ci sono esigenze specifiche (es. tenere i bambini durante una call) magari ci si può organizzare all’interno del team, oppure valutare le differenze di fuso orario
• Lavoriamo in maniera sincrona o asincrona? Se in ufficio possiamo abbuffarci di informazioni (tanto i colleghi sono sempre disponibili, al massimo vado alla scrivania, lo interrompo e gli chiedo qualche dettaglio sul brief) spesso da remoto non è possibile e bisogna considerare le implicazioni e come aumentare e strutturare le comunicazioni (ed evitare di vivere in conference infinite)
• Cosa intendiamo con queste parole? Definire bene il lessico aiuta il team a ridurre le ambiguità e non perdersi. Un esempio su tutti? Finito. Cosa vuol dire “finito”? Che ha mandato all’account? Che è stato approvato dal PM? Che è chiuso il progetto? Bisogna capirlo insieme
• Sono chiari a tutti il progetto e le tempistiche? Le persone non sono cattive e non sono stupide, partiamo da questo assunto. Se vengono commessi degli errori nella maggior parte dei casi è perché è mancata comunicazione e non c’è stata chiarezza nella definizione del progetto o delle esigenze. Un esempio: “te lo consegno domani” vs “domani verso le 17.40 ti consegno un report in ppt dove ci sono le quattro richieste fatte dal cliente”. Ricchezza informativa e chiarezza che aiutano poi a discutere e fidarsi nel team.

Queste sono solo alcune delle domande che un team si può porre per iniziare a definire il proprio Way Of Working che dovrà poi evolvere nel tempo per aiutare quel gruppo di persone a diventare un team che lavori sempre meglio attraverso piccoli cambiamenti costanti nel tempo, il kaizen del team.

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Il ciclo di Deming

Riprendendo infatti la filosofia Lean stiamo semplicemente riportando il ciclo di Deming (PDCA – Plan – Do – Check – Act) a livello di team per definire il WOW, definire dei miglioramenti, metterli alla prova e valutare il risultato: si tratta di portare un mindset differente anche a livello di team e avere un Project Manager con un ruolo che diventa più di supporto e crescita che di comando e controllo.

Le soluzioni per il team

Per identificare i WOW del proprio team e farli evolvere esistono numerose soluzioni e possiamo citarne due: uno più legata ai processi e l’altro è invece uno strumento. L’elemento di processo è la Retrospettiva: si tratta di un momento, normalmente alla conclusione di una fase di progetto, durante il quale il team analizza che cosa ha funzionato e cosa invece può essere migliorato. Dal mio punto di vista l’applicazione ottimale è quella indicata da Scrum (uno dei principali framework di Agile) che prescrive alla fine di ogni ciclo di lavoro, oltre che di progetto, una Retrospettiva dando vita a uno dei principi dell’Agile Manifesto (Regular reflections on how become more effective).

Se infatti nelle metodologie tradizionali la riflessione è relegata alla fine del progetto, in Scrum è obbligatorio fermarsi alla fine di ogni ciclo di lavoro (chiamati Sprint) in modo da migliorare durante lo sviluppo del progetto e non solo tra un progetto e l’altro. In questo momento il team quindi valuta che cosa sta funzionando e può esplorare il modo in cui sta lavorando, identificare alcuni cambiamenti e implementarli per poi verificare i risultati.

Durante le retrospettive possono essere usati vari strumenti e spesso si utilizzano il serious gaming o legate al visual thinking (una raccolta si trova ad esempio su funretrospectives o gamestorming ). Uno degli esercizi più famosi è chiamato “starfish”: si tratta di uno spazio diviso in cinque aree dove troviamo Keep (Cose da tenere), Less (Da fare meno), More (Da fare di più), Start (Esperimenti), Stop (Smettere). Il team a questo punto può discutere di alcuni degli elementi e identificare visivamente alcuni cluster, esperimenti o comportamenti da modificare.

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Starfish per le Retrospettive

Per quanto invece riguarda lo strumento, anche per i team esistono alcuni Canvas, come per qualunque altra cosa (o quasi). Si può scegliere tra il Team Canvas e il Business Model Team. Il secondo è decisamente più strutturato e offre anche una serie di strumenti aggiuntivi per riflettere sul proprio team e sui punti di forza, mentre il primo è disponibile in due versioni, una completa e una basica.

Team Business Model Canvas by Bigname.

Dovendo scegliere un punto di partenza e non avendo fatto lavori analoghi, probabilmente è possibile partire dall’ultimo (Basic) per poi procedere nelle retrospettive successive verso gli elementi più strutturati e le riflessioni più profonde per costruire il proprio WOW.

A ogni caso il suo way of working

Come abbiamo visto si tratta di processi e strumenti che possono facilitare la definizione di un metodo di lavoro (costringendoci a fermarci con le retrospettive e rendendo visibili elementi positivi e inefficienze del nostro team e del mondo in cui sta lavorando con i canvas), ma non ci sono soluzioni pronte.

Sarà ogni contesto a dover analizzare i propri vincoli, il livello di maturità delle persone e dei team e, sulla base degli elementi a disposizione trovare il modo in cui lavorare meglio.