• Produttività individuale e produttività aziendale sono due universi che tendiamo a vedere (e a vivere) come elementi di una sommatoria;
• Ispirandosi alle startup è possibile trovare i punti chiave e le strategie da adottare per diventare più produttivi in tutte le attività lavorative.

Avete presente quando eravate semplici studenti e, tornati dai colloqui scolastici, vostra madre vi rimproverava con la solita frase che ogni professore amava ripetere: “è intelligente, ma non si impegna?” Una cosa del genere potremmo associarla al concetto di produttività di un’azienda. In che senso?

Nella sua forma più elementare, il concetto di produttività è il rapporto tra la quantità prodotta in una data unità di tempo e i mezzi impiegati per produrla. Una definizione abbastanza semplice da capire, ma le strategie per ottimizzarla sono cambiate e si sono evolute negli ultimi due decenni. La tecnologia ha consentito enormi guadagni di produttività personale: computer, fogli di calcolo, email e altri progressi hanno reso possibile per un knowledge worker produrre apparentemente di più in un giorno di quanto in precedenza fosse possibile in un anno.

È allettante concludere che, se gli individui sono in grado di svolgere il proprio lavoro meglio e più rapidamente, la produttività complessiva, quindi aziendale, dovrà essere in forte aumento. Ma non è così. I dati del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti mostrano che, nonostante il boom tecnologico, la produttività complessiva del lavoro è cresciuta solo dell’1-2% all’anno. Con trilioni di dollari investiti durante questo periodo di tempo, è abbastanza alienante come risultato. Non è che forse ci stiamo concentrando sul tipo sbagliato di produttività e, a sua volta, sul tipo sbagliato di gestione?

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Il paradosso della produttività sul posto di lavoro 

La produttività aziendale è diversa dalla semplice somma della produttività personale. La maggior parte dei dirigenti ritiene che la produttività aziendale sia semplicemente la somma della produttività dei singoli dipendenti. Si sbaglia di grosso. Per migliorare davvero la produttività è necessario avere un livello di autocoscienza organizzativa per capire quale lavoro spinga effettivamente il valore della propria azienda e indirizzare, di conseguenza, i dipendenti verso questi compiti.

Produttività individuale 

La produttività individuale può assumere significati diversi secondo ognuno di noi. C’è chi crede che essere produttivi significa portar a termine più compiti possibili in poco tempo. Chi crede sia semplicemente raggiungere i propri obiettivi personali. Ma in realtà può essere la somma delle due cose.

La produttività individuale sul posto di lavoro significa portare a termine compiti che ci avvicinano al raggiungimento degli obiettivi prefissati in modo tempestivo e aiutano a portare più equilibrio e semplicità nella propria vita lavorativa. Ogni azienda dovrebbe incoraggiare e rendere possibile la produttività individuale fornendo l’ambiente lavorativo e la tecnologia giusta. Raggiungere la produttività personale significa che i dipendenti hanno maggiore attenzione e sono in grado di produrre più risultati e più velocemente.

Produttività aziendale

La produttività aziendale viene anche definita produttività organizzativa e rientra nella sfera delle prestazioni aziendali. Abbiamo diversi termini per indicarla, ma non esiste una definizione precisa per descriverla.

Come per la produttività individuale, le definizioni organizzative variano. Alcuni credono che la produttività aziendale ruoti intorno all’efficienza e al lavoro svolto nel modo più smart possibile, mentre altri pensano che avvenga quando si bilanciano correttamente i maggiori profitti con un uso efficace delle risorse.

Al di là delle definizioni, ciò che conta, per un manager, è porsi questa domanda: quale lavoro porta valore all’azienda? I dipendenti possono essere altamente produttivi individualmente, ma una gran produttività individuale non è necessariamente convertibile come valore assoluto per l’azienda.

Come promuovere la produttività aziendale e quella personale?

L’attenzione alla produttività individuale è un obiettivo necessario perché significa avere dipendenti altamente coinvolti e felici, mentre l’attenzione alla produttività aziendale è ciò che rende le imprese competitive e sostenibili.

I dirigenti aziendali sono costantemente sotto pressione per aumentare la produttività e la crescita sul posto di lavoro, ottimizzando al contempo le loro risorse. Ovviamente le due tipologie di produttività non potranno mai essere in competizione, ma devono essere complementari. È chiaro che l’obiettivo deve essere quello di promuovere la produttività sia individuale che aziendale per offrire un vantaggio competitivo tanto necessario nel mondo degli affari.

Quindi da dove iniziare? Quali passi intraprendere per incoraggiare entrambi i tipi di produttività?

1. Passare ad una mentalità organizzativa

Gli atteggiamenti di chi è al capo di un’attività influenzano quelli di tutti gli altri. Bisogna smettere di pensare alla produttività a livello individuale, o di pensarci a livello di squadra. Abbiamo bisogno di una mentalità organizzativa e dobbiamo far in modo che ogni dipendente faccia lo stesso. La natura umana è un po’ egoista e si preoccupa solo di quali attività vengono svolte in un giorno o come fare per far raggiungere al proprio team gli obiettivi prefissati. Portare i propri dipendenti verso una mentalità organizzativa sarà un beneficio sia individuale che per l’intera azienda.

2. Utilizzare strumenti che consentono una visibilità totale della gestione del lavoro

Gli strumenti giusti aiutano a svolgere un lavoro nel migliore dei modi. E in questo caso, sono necessari strumenti che offrano una visibilità completa sul lavoro quotidiano svolto e sulla creazione o meno del valore. Sarà indispensabile un sistema di gestione e un modo per tenere traccia del tempo dei dipendenti in modo che tutti abbiano una comprensione migliore e più chiara delle attività quotidiane della propria azienda. Questa visibilità avrà un ampio impatto sulla struttura e sui processi aziendali.

3. Avere una comunicazione efficace

La necessità di visibilità ci porta ad avere una comunicazione efficace. Una comunicazione chiara ed efficace consente una maggiore visibilità. Se i dipendenti riferiscono regolarmente ai capi dipartimento e i team tengono riunioni regolari per discutere dei progressi sui progetti, allora tutti restano aggiornati e sanno cosa sta accadendo intorno a loro. Investire in strumenti di collaborazione, come app di comunicazione in tempo reale e software di gestione delle riunioni, per facilitare un migliore lavoro di squadra, comporterà una migliore produttività individuale e aziendale.

L’obiettivo finale, sebbene difficile da raggiungere, è una grande organizzazione in cui tutti i lavoratori hanno pieno contesto, strumenti e supporto per concentrare il loro tempo sui principali aspetti di valore dell’azienda. Ciò è entusiasmante non solo per gli effettivi guadagni di produttività che si tradurranno a livello organizzativo, ma anche per ogni dipendente che avrà finalmente un chiaro senso di ciò che conta e di come avere successo nel proprio ambito.

Una società saprà di aver raggiunto questo stato quando i guadagni di produttività personale si sommeranno a quelli aziendali.

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Ispirazione startup: come incrementare la produttività aziendale 

Se avete un’azienda già consolidata, ma credete sia fondamentale non smettere mai d’imparare, dovete assolutamente dare un’occhiata al modo di fare delle piccole startup. Come fanno a incrementare la propria produttività nel mondo competitivo delle aziende?

Le start-up più ambiziose lavorano, giorno dopo giorno, per raggiungere agilità, efficienza e innovazione a livello mondiale. Quella che segue è una lista di 27 punti, differenziati in base ai casi di utilizzo in cui vengono descritti processi e tecniche che hanno generato un aumento delle prestazioni in diverse imprese. Parliamo dei settori più disparati, da quello high-tech, a quello bancario, per poi passare da quello sanitario fino ai settori produzione e ricerca. Gli ambiti presi in considerazione sono 4:

1. Casi di utilizzo generale: aumentare le prestazioni in tutte le discipline attraverso comunicazioni più convenienti e organizzate meglio della posta elettronica.

2. Casi d’uso DevOps: per le aziende in cui la tecnologia è vitale per il successo, i casi d’uso DevOps accelerano lo sviluppo, aumentando al contempo qualità e affidabilità (comunicazione, collaborazione e integrazione tra sviluppatori e addetti alle operations della information technology).

3. Casi di utilizzo organizzativo: per le grandi organizzazioni, questi casi di utilizzo semplificano la collaborazione con un elevato numero di parti interessate.

4. Casi d’uso di automazione avanzata: quando c’è la necessità che i propri team lavorino con tecnologie all’avanguardia, considerare questi casi d’uso avanzati per raggiungere le massime prestazioni.

E ora tuffiamoci nei dettagli di ogni categoria!.

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Casi di uso generale

1. Messaggistica a livello aziendale

Consolidare i sistemi di messaggistica istantanea con un unico e moderno sistema progettato per raggiungere chiunque lavori in azienda o anche i clienti. Connettersi con chiunque, ovunque. Un singolo messenger riduce la ridondanza, semplificando al contempo la verifica della disponibilità, facilitando le chat di gruppo in tempo reale, inviando messaggi privati ​​e comunicando in modo asincrono con chiunque e su qualsiasi dispositivo. Tutte le comunicazioni vengono archiviate per creare una cronologia persistente disponibile su tutti i dispositivi con funzionalità di ricerca istantanea e avvisi unificati.

2. Formazione per nuovi assunti

Invitare i nuovi assunti a unirsi ai canali chiave in modo che possano leggere rapidamente la cronologia delle chat e aggiornarsi da soli sui lavori e i progetti in atto. Una volta che un nuovo assunto si unisce a canali pertinenti, può rendersi conto del lavoro del team e capire rapidamente come interagisce e opera il proprio gruppo di lavoro.

3. Omologazioni e feed

Allo stesso modo, si può utilizzare la messaggistica per aiutare i revisori e i manager a valutare con precisione lo sviluppo di un progetto o un’iniziativa in un dato momento. Chi si occupa della revisione di un lavoro, potrebbe semplicemente rivedere i progressi compiuti leggendo la cronologia dei canali quando e dove vuole, secondi i suoi tempi.

4. Creazione di notizie e avvisi

È possibile creare canali autonomi per pubblicare e archiviare notizie e avvisi che vengono automaticamente pubblicati tramite bot o aggiunti manualmente dalle parti interessate.

5. Monitoraggio aziendale

Aumentare la consapevolezza e accelerare il processo decisionale collegando le applicazioni aziendali, come SAP o Oracle, ai canali di messaggistica in tempo reale per gli ultimi aggiornamenti. Ad esempio, è possibile trasmettere in streaming i report di vendita giornalieri per una specifica linea di prodotti attraverso aree geografiche in un canale per monitorare l’attività aziendale e porre domande agli stakeholder sull’azienda e avviare piani di reazione e ottimizzazione. Può essere fatto per l’assistenza clienti, per i social media e molte altre funzioni aziendali standard, facilmente gestibili canale per canale.

6. Gruppi specifici dell’argomento

Creare canali specifici per gruppi specifici in base agli argomenti in modo che le parti interessate possano facilmente condividere le informazioni pertinenti tra loro. Questi canali dedicati possono fungere da comunità in cui professionisti appassionati potranno apprendere e condividere le conoscenze reciproche discutendo suggerimenti e trucchi, informazioni sulle tendenze del settore, notizie su nuovi strumenti e gadget che supportano le funzioni lavorative e altro ancora. Ciascuno di questi canali potrebbe pullulare di dipendenti che parlano di come diventare più produttivi e più influenti nei propri campi. Come bonus aggiuntivo, i canali potrebbero anche essere utilizzati per organizzare eventi e incontri di team building.

DevOps Use Cases

7. ChatOps

ChatOps è un modo nuovo di lavorare che riunisce persone, strumenti e discussioni per aumentare la produttività e aiutare le aziende a muoversi più velocemente. Monitoraggio automatizzato, risoluzione del sistema con supervisione e analisi per massimizzare i tempi di attività e di efficienza. Fornisce maggiore affidabilità, tempi di risposta agli incidenti più rapidi e migliaia di ore di risparmio in termini di produttività.

8. Codifica sociale

Negli ultimi anni, il social coding è diventato un modello di grande successo nella comunità open source, in cui gli sviluppatori si incoraggiano reciprocamente a contribuire ai progetti più importanti. La messaggistica consente alle aziende di sfruttare internamente il potere della codifica sociale. Qualità, coerenza e velocità sono notevolmente migliorate quando gli sviluppatori possono richiedere e condividere in modo efficiente feedback su approcci tecnici.

9. War rooms

Quando si verificano le crisi, le persone sanno dove andare. Ciò consente di risparmiare tempo cruciale, consentendo alle aziende di riunire rapidamente team dinamici per raggiungere obiettivi specifici (es. come ripristinare la rete online).

10. Ops Theater

Durante un’interruzione critica, è fondamentale che gli stakeholder di un’azienda ne comprendano lo stato. In un’interruzione, i canali di messaggistica fungono da Ops Theater, dove gli ingegneri stanno lavorando per risolvere il problema mentre centinaia di parti interessate monitorano il canale di aggiornamento in tempo reale per fornire aggiornamenti ai clienti. Ops Theater offre una consapevolezza efficace, su larga scala e in tempo reale, all’interno di un’azienda da qualsiasi luogo e dispositivo.

11. NoOps

NoOps entra in gioco quando i team hanno implementato sistemi altamente automatizzati per operazioni, monitoraggio e ripristino. Quando si verificano interruzioni o i bug vengono identificati da un bot, un processo automatizzato esegue le procedure per il ripristino. La messaggistica consente alle organizzazioni di avvicinarsi a NoOps, passando da persone che monitorano attivamente macchine e flussi di lavoro, a robot che le monitorano, con persone che supervisionano i bot secondo necessità.

12. Hub di notifica

Le soluzioni di messaggistica open source sono completamente personalizzabili. È possibile integrare sistemi standard, personalizzati nell’interfaccia di messaggistica centrale per fungere da hub di notifica e allo stesso tempo ottimizzare i flussi di lavoro. Ciò comporta una riduzione del “rumore” da un panorama di comunicazioni ingombro eliminando il rischio di mancate notifiche.

13. Osservazione e coaching

Le piattaforme di messaggistica sono anche strumenti preziosi per la gestione delle prestazioni dei team. Invece di dover faticosamente intervistare i membri del team, i manager e altri esperti possono usare i loro messaggi per esaminare i flussi di lavoro ai fini di osservazione e coaching. Ciò avvantaggia la trasparenza. I manager possono utilizzare una piattaforma di messaggistica con una cronologia persistente per rivedere occasionalmente le cronologie delle chat e diagnosticare problemi di comunicazione per migliorare i processi in futuro. La piattaforma può anche essere utilizzata per valutazioni e coaching sia formali che informali, fornendo feedback in tempo reale.

Casi di utilizzo organizzativo

Questi casi d’uso condividono esempi di come i canali di messaggistica possono essere utilizzati per semplificare le comunicazioni per scopi diversi.

14. Progetti

Creare canali dedicati per progetti specifici e invitare tutti i membri e le parti interessate a partecipare. In questo modo, tutti coloro che sono coinvolti sanno dove si svolgono le discussioni e dove sono archiviati i file e le altre risorse pertinenti.

L’idea in più è quella di organizzare riunioni e facilitare le discussioni apertamente, all’interno del canale e direttamente sulla piattaforma. Ciò consente di risparmiare tempo che sarebbe speso per rispondere alle richieste o riferire su aggiornamenti o altre tipologie di notizie. I partecipanti alla riunione possono controllare il canale a loro piacimento per vedere che cosa ha fatto l’intero team. I manager possono imparare quali sono i problemi che possono frenare i lavoratori e tutto in tempo reale.

15. Team e sottogruppi

Creare canali per ciascun team e ciascun sotto-team che collaborano a un progetto. I sottogruppi consentono conversazioni efficaci e specifiche per il team secondario. I nuovi assunti possono anche unirsi ai canali del team per aggiornarsi rapidamente su cosa si sta lavorando.

16. Canali di discussioni

La creazione di canali per argomenti di discussione specifici, per esempio, un canale sull’intelligenza artificiale, o un canale che facilita le discussioni sul marketing degli sviluppatori.

Funzionano allo stesso modo delle chat room basate su argomenti, ma aggiungono il vantaggio della comunicazione in tempo reale. I partecipanti possono porre domande urgenti a un pubblico di esperti coinvolti e appassionati che possono quindi rispondere immediatamente.

17. Occhio alla geografia

Ogni azienda ha un team distribuito i vari parti del mondo, che siano persone che lavorano in sede, ma anche da casa o che si collegano con il resto del team da una caffetteria. Può essere utile utilizzare una piattaforma di messaggistica per riunire i dipendenti in regioni geografiche simili, creando canali per ogni posizione. Questa funzionalità è utile per eventi di rete o memo amministrativi. I nuovi arrivati ​​possono anche vedere facilmente cosa sta succedendo nelle vicinanze e unirsi.

18. Riunioni

Le riunioni non sono necessariamente produttive. Tutti devono viaggiare dal punto A al punto B e arrivarci contemporaneamente. Si possono spostare le riunioni per risparmiare tempo, aumentare il coinvolgimento e migliorare la produttività. Come? Si può impostare un canale specifico per una riunione ricorrente, pubblicare i nuovi argomenti sul canale prima dell’inizio della riunione, in modo che i dipendenti abbiano il tempo di porre domande.

19. Help Desk

La piattaforma di messaggistica può essere utilizzata per aiutare i lavoratori a imparare come fare tutte le operazioni. Creare un canale di Help Desk esclusivo per indirizzare ad esso tutti i dipendenti. In questo modo, ogni volta che qualcuno non è sicuro di come agire o ha una domanda su argomenti o sistemi particolari, saprà esattamente dove andare. Successivamente, si possono raccogliere tutte le informazioni per compilare un documento FAQ.

20. Outsider Onboarding

Usare la piattaforma di messaggistica per far accedere un consulente, o un membro del team in visita ogni volta che è necessario un aiuto esterno, mettendoli su un piano di parità con il resto del team. Invitare il consulente a entrare temporaneamente in un canale pertinente in modo che possa leggere cosa sta succedendo prima di offrire i propri consigli e iniziare il proprio lavoro. Una volta terminato il lavoro del consulente, ne si può limitare l’accesso.